ব্যবসায়িক প্রেজেন্টেশনের ব্রিফে সিদ্ধান্তকে গুরুত্ব দিন
সরাসরি কথা বলার সময় দেখানো স্লাইড এবং একা পড়ে বোঝার নথি এক ধরনের নয়। সুন্দর একটি প্রেজেন্টেশন চাওয়ার আগে ঠিক করুন সেটি কোথায় ব্যবহার হবে এবং কোন সিদ্ধান্তে সাহায্য করবে। লেখার পরিমাণ, স্লাইডের ক্রম এবং প্রয়োজনীয় প্রমাণ এই সিদ্ধান্তের ওপর নির্ভর করে। শুধু কতটি স্লাইড চাই বললে পুরো কাজের উদ্দেশ্য বোঝা যায় না।
পাঠক ও ব্যবহারের পরিবেশ লিখুন
কারা প্রেজেন্টেশন দেখবেন, তাঁরা আগে কী জানেন এবং কী প্রশ্ন করতে পারেন তা লিখুন। এটি মিটিংয়ে দেখানো হবে, ইমেইলে যাবে নাকি দুইভাবেই ব্যবহার হবে বলুন। কথা বলার সময় ও ভাষার প্রয়োজন উল্লেখ করুন। নতুন সম্ভাব্য ক্লায়েন্টের ছোট পরিচিতিতে ভেতরের প্রজেক্ট পর্যালোচনার সব তথ্য ঢোকানোর প্রয়োজন নেই।
বিন্যাসের আগে বক্তব্য সাজান
প্রতিটি স্লাইডের মূল কথা একটি সহজ বাক্যে লিখুন। পরিস্থিতি থেকে প্রস্তাবিত পদক্ষেপ পর্যন্ত বক্তব্যের ক্রম ঠিক আছে কি না দেখুন। যে তথ্য কোনো দাবি সমর্থন করে সেটি সেই দাবির কাছাকাছি রাখুন। বাড়তি পটভূমির জন্য প্রয়োজনে আলাদা অংশ রাখুন। বাস্তব তথ্য ও বোঝানোর জন্য বানানো উদাহরণ আলাদা করে চিহ্নিত করুন।
ফাইল ও পরের ব্যবহারের নিয়ম ঠিক করুন
উদাহরণ হিসেবে পনেরো মিনিটের আলোচনার জন্য আট স্লাইডের সেবা পরিচিতি এবং পরে পাঠানোর জন্য পড়ার উপযোগী PDF চাইতে পারেন। অনুমোদিত লেখা, তথ্যের উৎস, ব্র্যান্ডের ফাইল ও যোগাযোগের ঠিকানা দিন। চার্ট সম্পাদনা করা লাগবে কি না এবং পরে কে আপডেট করবেন তা ঠিক করুন। চূড়ান্ত সফটওয়্যারে ফাইল খুলে পরীক্ষা করুন।
- দর্শক, পরিবেশ ও কাঙ্ক্ষিত সিদ্ধান্ত লিখুন।
- প্রতি স্লাইডের একটি মূল বক্তব্য দিন।
- প্রতিটি সংখ্যা ও দাবির উৎস চিহ্নিত করুন।
- সম্পাদনার ফাইল, PDF ও প্রয়োজনীয় নোট নিন।
আপনার কাজে ব্যবহার করুন
একটি ভালো প্রেজেন্টেশন ব্রিফ স্লাইডের সংখ্যা ছাড়াও কোন আলোচনা ও সিদ্ধান্তে সহায়তা করতে হবে তা পরিষ্কার করে।