সব কাজকে জরুরি না বলে ব্যবসার ব্যাকলগ সাজান
ব্যাকলগ হলো সম্ভাব্য কাজের তালিকা; সব কাজ এখনই শেষ করার প্রতিশ্রুতি নয়। প্রতিটি বিষয়কে জরুরি বলা হলে দল সিদ্ধান্ত নেওয়ার একটি গুরুত্বপূর্ণ উপায় হারায়। ব্যবহারযোগ্য পর্যালোচনায় তালিকাটি বর্তমান প্রয়োজন ও সক্ষমতা অনুযায়ী কাজের ক্রমে পরিণত হয়।
কাজগুলোকে তুলনা করার মতো করে লিখুন
অস্পষ্ট কাজকে নির্দিষ্ট ফলাফলে রূপ দিন। “মার্কেটিং ভালো করা” এবং “যোগাযোগের ফর্ম ঠিক করা” সরাসরি তুলনা করা কঠিন। বড় কাজকে বোঝা ও সময় অনুমান করা যায় এমন সিদ্ধান্ত বা ফলাফলে ভাগ করুন। প্রতিটির দায়িত্ব, প্রত্যাশিত সুবিধা, সময়সীমা এবং আগে কী করতে হবে লিখুন। অগ্রাধিকার আলোচনার আগে একই কাজের পুনরাবৃত্তি চিহ্নিত করুন।
একটি বাছলে অন্যটির কী হবে তা আলোচনা করুন
দেরি হলে কী প্রভাব পড়বে, শেষ করলে কী উপকার হবে এবং কত পরিশ্রম বা অন্য কাজের প্রয়োজন তা দেখুন। বাইরের নির্দিষ্ট সময়সীমা শুধু জরুরি লেখা একটি অনুরোধের চেয়ে গুরুত্বপূর্ণ হতে পারে। নম্বর দেওয়ার পদ্ধতি থাকলেও তার পেছনের অনুমান আলোচনা করুন। স্কোর কথাবার্তায় সাহায্য করবে, নিজে থেকে ব্যবসার সিদ্ধান্ত নেবে না।
- এখন করুন: বাস্তবে শুরু করা যায় এমন অল্প কয়েকটি কাজ।
- পরের জন্য প্রস্তুত করুন: তথ্য বা অনুমোদন প্রয়োজন এমন গুরুত্বপূর্ণ কাজ।
- পরে রাখুন: উপকারী কিন্তু এখন করার কারণ নেই এমন বিষয়।
- বাদ বা পুনর্লিখন করুন: পুনরাবৃত্তি, পুরনো অনুরোধ ও অস্পষ্ট ফলাফল।
নির্বাচিত অগ্রাধিকারকে কার্যকর রাখুন
কোন নতুন তথ্য এলে ক্রম বদলানো হবে তা ঠিক করুন। জরুরি অনুরোধ এলে নীরবে বাড়তি কাজ যোগ না করে কোন বর্তমান কাজ পিছোবে তা বলুন। নির্দিষ্ট বিরতিতে তালিকা দেখুন এবং বড় পরিবর্তনের কারণ লিখুন। কেন আটকে আছে না বুঝে অসম্পন্ন কাজ বারবার সামনে আনবেন না। পরিষ্কার অগ্রাধিকার পরের কাজের অনিশ্চয়তা কমাবে; শুধু রঙিন লেবেলের সংখ্যা বাড়াবে না।
আপনার কাজে ব্যবহার করুন
অগ্রাধিকার মানে বাস্তবসম্মত কাজের ক্রম বেছে নেওয়া এবং এক কাজের জন্য অন্য কাজের ওপর প্রভাব স্পষ্ট করা।