কাজের বোঝাপড়া তৈরি করে এমন প্রজেক্ট কিকঅফ করুন
কিকঅফ মিটিংয়ের উদ্দেশ্য হলো কাজের প্রথম সপ্তাহ সহজ করা। শুধু প্রস্তাবনা আবার পড়লে হবে না, যদি কাজের মানুষ এখনও না জানেন কোথায় প্রশ্ন করবেন বা কে সিদ্ধান্ত দেবেন। সম্মত পরিধি থেকে সমন্বিত কাজে যেতে যে বাস্তব বোঝাপড়া দরকার, মিটিংয়ে সেগুলো ঠিক করুন।
আগে ছোট প্রস্তুতির নথি পাঠান
অনুমোদিত পরিধি, সম্ভাব্য সময়সূচি এবং মিটিংয়ে প্রয়োজনীয় সিদ্ধান্তের তালিকা দিন। প্রত্যেককে আগে থেকে বাকি তথ্য বা সীমাবদ্ধতা জানাতে বলুন। নথি পড়ার মতো সংক্ষিপ্ত রাখুন। অ্যাক্সেস, মূল ফাইল বা গুরুত্বপূর্ণ ব্যক্তি না থাকলে আগে চিহ্নিত করুন। কাজ শুরুর পরে আবিষ্কার করার চেয়ে মিটিংয়ে আলোচনা করা ভালো।
শুধু পরিচয় নয়, কাজের পথ দেখুন
ফল, দায়িত্ব ও প্রথম মাইলফলক নিশ্চিত করুন। কে তথ্য দেবেন, কে কাজ করবেন, কে দেখবেন এবং কে অনুমোদন করবেন আলাদা করুন। সাধারণ যোগাযোগ এবং জরুরি বাধার পথ ঠিক করুন। প্রয়োজন হলে সময় অঞ্চল মিলিয়ে নিন। সবার নিজের কাজ পরিষ্কার হলেও একজন থেকে আরেকজনের কাছে হস্তান্তরের নিয়ম না থাকলে সমস্যা হতে পারে।
করণীয় লিখে মিটিং শেষ করুন
একটি উদাহরণ নোটে থাকতে পারে: ক্লায়েন্ট অনুমোদিত লেখা দেবেন, দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি অ্যাক্সেস নিশ্চিত করবেন এবং ডিজাইনার প্রথম কাঠামো বানাবেন। প্রতিটির নাম ও তারিখ দিন। অমীমাংসিত প্রশ্ন আলাদা রেখে উত্তর খোঁজার দায়িত্ব নির্ধারণ করুন। মিটিংয়ের পরে নোট পাঠিয়ে তথ্যের ভুল থাকলে সংশোধন চাইুন।
- প্রথম দেখা যাবে এমন ফল ঠিক করুন।
- তথ্য, রিভিউ ও অনুমোদনের দায়িত্ব দিন।
- যোগাযোগ ও উত্তরের প্রত্যাশা আলোচনা করুন।
- খোলা প্রশ্নের পরবর্তী কাজ লিখুন।
আপনার কাজে ব্যবহার করুন
ভালো কিকঅফের ফল শুধু উপস্থিতির তালিকা নয়; একসঙ্গে কাজের নিয়ম এবং পরিষ্কার প্রথম পদক্ষেপ।