প্রয়োজনীয় ফাইল না হারিয়ে শেয়ারড ড্রাইভ গুছিয়ে নিন
দৈনন্দিন কাজেই শেয়ারড ড্রাইভ জটিল হয়ে যায়। একই ডকুমেন্টের কয়েকটি সংস্করণ, ব্যক্তিভেদে আলাদা নাম এবং দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি বদলে যাওয়া ফোল্ডার—সব মিলিয়ে সঠিক ফাইল খুঁজে পাওয়া কঠিন হয়। গুছানোর উদ্দেশ্য শুধু সুন্দর দেখানো নয়; প্রয়োজনীয় তথ্য ও অনুমোদিত সংস্করণ সহজে চিনতে সাহায্য করা।
ফাইল সরানোর আগে কাজের ধরন বুঝুন
যেসব দল ড্রাইভ ব্যবহার করে, তাদের কাছে সক্রিয় ফোল্ডার ও চলমান কাজের ডকুমেন্ট সম্পর্কে জানুন। প্রধান ফোল্ডার, দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি ও উদ্দেশ্যের একটি তালিকা করুন। অন্য ফাইল বা কাজের প্রক্রিয়ায় কোনো লিংক ব্যবহৃত হচ্ছে কি না দেখুন। সহজ মনে হওয়া একটি ফাইল সরানোতেও পুরনো রেফারেন্স কাজ না করা বা পরিচিত জায়গায় তথ্য না পাওয়ার সমস্যা হতে পারে।
ছোট ও সামঞ্জস্যপূর্ণ কাঠামো তৈরি করুন
দল যেভাবে তথ্য খোঁজে, সেই অনুযায়ী ক্লায়েন্ট, প্রজেক্ট বা বিভাগের ভিত্তিতে ফোল্ডার সাজান। একই স্তরে কয়েক ধরনের প্রতিযোগী কাঠামো রাখবেন না। বিষয় এবং প্রয়োজনে সংস্করণ বোঝা যায় এমন নামের নিয়ম ঠিক করুন। পুরো ড্রাইভ বদলানোর আগে অল্প কিছু ফাইল দিয়ে নতুন কাঠামো পরীক্ষা করুন।
- সক্রিয়: বর্তমান কাজ ও অনুমোদিত প্রজেক্টের ফাইল।
- রেফারেন্স: টেমপ্লেট, নির্দেশনা ও প্রয়োজনীয় পটভূমি।
- আর্কাইভ: প্রতিষ্ঠানের নিয়ম অনুযায়ী রাখা সম্পন্ন কাজ।
- পর্যালোচনা: সন্দেহজনক ডুপ্লিকেট বা মালিকের সিদ্ধান্ত প্রয়োজন এমন ফাইল।
মুছে ফেলার সিদ্ধান্ত আলাদাভাবে নিন
দুটি ফাইলের নাম কাছাকাছি হলেও মন্তব্য, অনুমোদন বা সংযুক্তিতে পার্থক্য থাকতে পারে। নাম দেখে মুছে ফেলবেন না। দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তিকে মূল সংস্করণ এবং বাকিগুলোর করণীয় নিশ্চিত করতে বলুন। বড় ধরনের স্থানান্তরের রেকর্ড রাখুন, নতুন ফোল্ডারের মানচিত্র দিন এবং সহকর্মীরা প্রয়োজনীয় ফাইলে ঢুকতে পারছেন কি না দেখুন। ব্যবহারকারীদের কাজ সহজ হলেই গুছানোর উদ্দেশ্য পূরণ হবে।
আপনার কাজে ব্যবহার করুন
আগে তালিকা করুন, অল্প ফাইলে কাঠামো পরীক্ষা করুন এবং সরানো বা মুছে ফেলার আগে দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির সিদ্ধান্ত নিন।