আগের আলোচনার প্রেক্ষাপট রেখে ফলোআপ গোছান
প্রথম বার্তাই বারবার পাঠালে ফলোআপ বিরক্তিকর হয়ে ওঠে। ভালো ব্যবস্থা শুরু হয় আগের কথোপকথন থেকে: কী জানতে চাওয়া হয়েছিল, কী দেওয়ার কথা ছিল এবং আরেকটি বার্তা পাঠানো এখনও উপযুক্ত কি না।
পরবর্তী যোগাযোগের কারণ লিখুন
প্রতিটি সক্রিয় আলোচনায় পরবর্তী কাজ, দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি ও তারিখ রাখুন। “শিগগির ফলোআপ” না লিখে “অপারেশনস পর্যালোচনার পরে চাওয়া কাজের পরিধি পাঠাবেন” লিখুন। আগে কোনো শর্ত পূরণ করতে হলে সেটিও রাখুন। গ্রাহক নির্দিষ্ট মাসে যোগাযোগ করতে বললে আগের মাসের নিজের রিমাইন্ডারকে যোগাযোগের অনুমতি মনে করবেন না।
মূল অনুরোধটি সহজে পাওয়া যায় এমন জায়গায় রাখুন। একই আলোচনার টুকরা কয়েকটি বিচ্ছিন্ন টুলে রেখে দিলে ভুল বোঝাবুঝি বাড়ে।
চাপের বদলে প্রয়োজনীয় তথ্য দিন
ফলোআপে অসমাপ্ত প্রশ্নের উত্তর, প্রতিশ্রুত নথি বা কোনো অনুমানের ব্যাখ্যা দেওয়া যায়। পাঠানোর আগে দেখুন আগের বার্তার পর কী বদলেছে। নতুন কিছু না থাকলে ছোট অবস্থা জানার প্রশ্ন যথেষ্ট হতে পারে; আবার দীর্ঘ বিক্রয়বার্তা কথার মূল বিষয় ঢেকে দেয়।
- প্রাসঙ্গিক অনুরোধ বা সম্মত সময় উল্লেখ করুন।
- কী দিচ্ছেন বা যাচাই করছেন বলুন।
- একটি পরিষ্কার প্রশ্ন করুন।
- আলোচনা বিরতি বা শেষ করার সহজ সুযোগ রাখুন।
দায়িত্ব বদলালে রেকর্ডও বদলান
ধরুন, অ্যাক্সেসের শর্ত নিশ্চিত হওয়ার পরে কোটেশন চাওয়া হয়েছে। তখন পরের কাজ হলো শর্ত নিশ্চিত করা; কোটেশন অনুমোদন হয়েছে কি না বারবার জিজ্ঞেস করা নয়। অন্য সহকর্মী দায়িত্ব নিলে হস্তান্তর লিখুন এবং একই কাজের একাধিক রিমাইন্ডার সরান।
উত্তর না পাওয়া আলোচনা নির্দিষ্ট বিরতিতে পর্যালোচনা করুন। ভবিষ্যতে কথা বলার সম্মতি, নীরবতা, সরাসরি না বলা এবং পুরনো যোগাযোগ আলাদা রাখুন। সফটওয়্যারে কাজ দেখাচ্ছে বলেই যোগাযোগ চালিয়ে যাবেন না।
আপনার কাজে ব্যবহার করুন
প্রতিটি ফলোআপের বর্তমান কারণ থাকা দরকার। ভালো নোট গ্রাহকের সময় ও আপনার দলের বিশ্বাসযোগ্যতা দুটোই রক্ষা করে।