সিদ্ধান্তের কারণসহ একটি রেকর্ড রাখুন

কোন সিদ্ধান্ত লিখবেন বাছুন

প্রতিটি ছোট কথাবার্তা লিখতে যাবেন না। কাজের ফল, দায়িত্ব, অগ্রাধিকার, সময় বা নিয়মিত পদ্ধতি বদলায় এমন সিদ্ধান্ত রাখুন। কী প্রশ্ন ছিল, কোন বিকল্প দেখা হয়েছে এবং কোন পথ বেছে নেওয়া হয়েছে লিখুন। গুরুত্বপূর্ণ সীমাবদ্ধতা উল্লেখ করুন। নির্বাচিত পথ দীর্ঘমেয়াদে সেরা না হয়ে বর্তমান পরিস্থিতির সমাধানও হতে পারে।

প্রস্তাব ও সিদ্ধান্ত আলাদা রাখুন

প্রস্তাবিত, সম্মত, বদলানো বা তথ্যের অপেক্ষায়—অবস্থা পরিষ্কার করুন। অনুমোদনের ক্ষমতা কার এবং কোন দিনে সিদ্ধান্ত হয়েছে লিখুন। শেয়ার করা নথিতে আছে বলেই চ্যাটের কোনো ধারণা প্রতিশ্রুতি হয়ে যাওয়া উচিত নয়। সহায়ক তথ্যের লিংক দিন, তবে কারণ বুঝতে যেন পুরো কথোপকথনের ইতিহাস খুঁজতে না হয়।

আবার দেখার সময় ঠিক করুন

ধরা যাক ক্লায়েন্টের প্রয়োজন শেখার সময় অস্থায়ী সাপ্তাহিক রিপোর্টের ধরন ঠিক করা হয়েছে। প্রথম মাসের মতামত পাওয়ার পর সেটি আবার দেখা যেতে পারে। সিদ্ধান্ত বদলালে নতুন রেকর্ড লিখে পুরনোটির সঙ্গে যুক্ত করুন। আগের কারণ মুছে ফেলবেন না, কারণ সেই সময়ের কাজ কেন করা হয়েছিল তা বোঝাতে এটি দরকার।

• প্রশ্ন, বেছে নেওয়া পথ ও কারণ লিখুন।
• দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি ও তারিখ দিন।
• ধারণা এবং অনুমোদিত নির্দেশনা আলাদা রাখুন।
• কখন বা কোন শর্তে আবার দেখবেন লিখুন।