নিয়মিত কাজের নির্দেশনা লিখুন সহজ ও ব্যবহারযোগ্যভাবে
নিয়মিত কাজ অন্য কাউকে দেওয়া সহজ হয় যখন তিনি বুঝতে পারেন কখন শুরু করতে হবে, কী করতে হবে এবং কীভাবে কাজ শেষ হয়েছে বোঝা যাবে। নির্দেশনা বাস্তব কাজের সহায়ক হওয়া দরকার। গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্ত বাদ দেওয়া দীর্ঘ ম্যানুয়ালের চেয়ে অন্য একজনের মাধ্যমে পরীক্ষা করা ছোট নির্দেশনা বেশি কার্যকর হতে পারে।
কাজটি করার সময় ধাপগুলো দেখুন
কাজটি কীভাবে হচ্ছে দেখুন অথবা নিজে করার সময় ধাপ লিখুন। কোন তথ্য, ফাইল ও অ্যাক্সেস প্রয়োজন এবং কোথায় সিদ্ধান্ত নিতে হয় তা নোট করুন। শুরুতেই উদ্দেশ্য ও কাজ শুরুর কারণ লিখুন। যেমন সাপ্তাহিক রিপোর্ট নির্দিষ্ট সময়ের তথ্য সম্পূর্ণ হলে শুরু হবে, কারও মনে পড়লে নয়। শেষ ফলাফল কে দেখবেন সেটিও উল্লেখ করুন।
দেখা ও যাচাই করা যায় এমন কাজের ধাপ লিখুন
প্রতিটি গুরুত্বপূর্ণ ধাপে নির্দিষ্ট কাজ এবং প্রত্যাশিত ফলাফল লিখুন। “তথ্য দেখুন” অস্পষ্ট; বরং উৎসের তালিকার সঙ্গে মোট অর্ডারের সংখ্যা মিলিয়ে পার্থক্য লিখতে বলুন। সাধারণ কাজের পথ থেকে ব্যতিক্রম আলাদা রাখলে মূল নির্দেশনা পড়া সহজ হয়। কোনো সিদ্ধান্ত বা অপরিচিত স্ক্রিন বোঝাতে সাহায্য করলেই স্ক্রিনশট যোগ করুন।
- প্রয়োজনীয় উপকরণ: ফাইল, তারিখ ও অনুমোদিত তথ্য।
- কাজের ধাপ: ক্রম অনুযায়ী করণীয় ও গুরুত্বপূর্ণ যাচাই।
- ব্যতিক্রম: তথ্য বা ফলাফল না মিললে কী করতে হবে।
- সমাপ্তি: ফলাফল কোথায় যাবে এবং কে অনুমোদন করবেন।
অপরিচিত কাউকে দিয়ে নির্দেশনা পরীক্ষা করুন
আগে কাজটি করেননি এমন কাউকে ছোট একটি নমুনা সম্পন্ন করতে দিন। কোথায় তিনি থামছেন, নিজের মতো সিদ্ধান্ত নিচ্ছেন বা প্রশ্ন করছেন তা দেখুন। অভিজ্ঞ ব্যক্তির কাছে স্বাভাবিক মনে হওয়া অনেক তথ্য নির্দেশনায় অনুপস্থিত থাকতে পারে। সংস্করণের তারিখ ও দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির নাম রাখুন। কাজের পদ্ধতি বদলালে নির্দেশনাও বদলান। অন্য প্রতিষ্ঠানের নিয়ম হুবহু নেবেন না; একই নামের কাজেও দায়িত্ব ও অনুমোদনের পার্থক্য থাকতে পারে।
আপনার কাজে ব্যবহার করুন
ভালো কার্যপদ্ধতি অনুসরণ করা সহজ, ফলাফল যাচাই করা সম্ভব এবং বাস্তব কাজ দিয়ে পরীক্ষা করা হয়।